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Fenêtre ouverte sur notre service administratif

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Fenêtre ouverte sur notre service administratif

En 2020, l’année de nos 40 ans d’entreprise, nous avons traité plus de 10'000 commandes. Ceci représente un défi logistique important : au niveau des achats, de la gestion des stocks et de la distribution dans toute la Suisse-romande. Et cela ne serait pas possible sans un outil informatique de pointe et un suivi administratif très serré, managés depuis 11 ans par notre directeur administratif Olivier Dumont. Il nous parle également des défis à venir.

Olivier, quelles ont été tes plus grands défis et tes plus belles satisfactions depuis 2010 ?

  • Les 2-3 premières années, la réorganisation du processus de prises de commandes à la facturation avec adaptation de la solution interne de gestion SGM.
  • La mise en place du site internet v2012 avec son catalogue synchronisé à SGM
  • L’ouverture de Menegalli Génève SA d’un point de vue informatique et administratif.
  • L’ajout de la gestion du stock et des livraisons dans SGM
  • Actuellement, la préparation de la version 2021 de notre site Internet
  • Toujours essayer de proposer une solution performante, mais simple, pragmatique et au meilleur prix

 olivier

 

Comment faire pour gérer en même temps l’informatique, la logistique, les salaires, la comptabilité et les téléphones de nos clients ?

J’ai d’abord de la chance de travailler avec une équipe top qui prend en charge la grande partie de la logistique et des téléphones.
L’informatique est mon métier de base, pour la comptabilité, les salaires et autres aspects administratifs, il a fallu (et il faut toujours…) apprendre, chercher, questionner.

Il est vrai qu’il n’est pas toujours facile d’être concentré sur du développement informatique ou de la comptabilité dans un espace de travail ouvert avec de nombreux téléphones. 
Et en même temps c’est ainsi que je suis au courant du fonctionnement et des besoins, ce qui me permet de proposer et de discuter de solution adaptée à notre business.

 

Depuis plusieurs mois, les régies immobilières traitent avec leurs fournisseurs via des plateformes de type Tayo. Quelles sont les contraintes et/ou les avantages de ces nouveaux outils ?

La contrainte première est la multiplication des plateformes sans aucun standard commun.
Pour cela, la solution Tayo est plutôt une bonne chose, car adoptée par plusieurs gérances ; elle devient pour nous un standard de facto.

Ce qui nous impacte le plus, ce sont les plateformes qui nous imposent de devoir nous connecter pour transmettre un devis, puis une facture. Cela peut pratiquement nous doubler le temps de traitement administratif d’une commande.
Cependant, si l’on peut obtenir du client une solution d’envoi par mails (formatés en conséquence), alors ces plateformes deviennent un avantage. Nous n’avons plus besoin de nous connecter à la plateforme car nous pouvons envoyer directement les devis et les factures depuis notre solution de gestion SGM. Ainsi, nos devis sont adressés directement au bon gérant, la facture adressée sur le No de bon de la gérance et nous avons la possibilité de suivre le statut de notre devis et de la facture (du moins dans Tayo).

Lorsqu’une gérance adopte de genre de plateforme, que ce soit Tayo ou autres, il y a toujours, et c’est bien normal, une période un peu compliquée, le temps que tous les utilisateurs soient formés. Mais de toute évidence, le télétravail a accéléré la mise en place de ce genre de solutions chez nos clients et cela va devenir la norme.

Un autre changement important va être l’introduction des factures avec QR-Code. Comment se positionne Menegalli SA par rapport à cela ?

Nous sommes prêts ! Mais je n’ai pas trop envie d’essuyer les plâtres. Je suis un peu étonné que les grands fournisseurs, comme les opérateurs téléphoniques, les administrations, les assurances ne sont pas encore passés à cette solution.

Il faut dire qu’avec le QR code, les No de compte changent. Donc nos clients devront adapter les données dans leurs logiciels de comptabilité/paiement. En effet, les comptes QR-IBAN remplacent le No de compte BVR ce qui va certainement entrainer un certain nombre d’erreurs de paiement pendant la phase de transition.

Nous nous sommes inspirés de l’un de nos fournisseurs et émettant, depuis février 2021, des factures avec les 2 solutions (BVR et QR-Code) imprimées sur la dernière page. Ainsi nos clients ont le choix de migrer quand cela leur convient et nous passerons au QR-Code uniquement quand le BVR ne sera plus supporté.

bvr qrcode

 

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